Control de Presencia es un módulo opcional de InvoiceFlash y también una aplicación independiente para registrar la jornada de tus empleados: quién entra, quién sale, cuántas horas trabaja y qué ha cambiado después. Todo queda guardado con su autor y su motivo, de forma que el registro es fiable el día que alguien lo pregunte. Como módulo se instala aparte y solo si lo necesitas, y usa los usuarios que ya tienes en InvoiceFlash; como aplicación independiente funciona sola, sin facturación.
Cada empleado ficha su entrada y su salida con un botón, desde la aplicación web o desde la aplicación para móvil. Si el fichaje es presencial, el sistema comprueba con el GPS que está en su centro de trabajo.
Una tablet a la entrada de la oficina o del taller permite fichar sin iniciar sesión: el empleado elige su nombre y teclea su PIN. El acceso al kiosco va protegido con una clave en su dirección, y los intentos fallidos de PIN se bloquean.
Un fichaje nunca desaparece: eliminarlo lo da de baja, pero sigue en el registro. Para corregir, añadir o dar de baja un fichaje hay que indicar siempre un motivo. Si un empleado olvidó fichar o se equivocó, envía una solicitud de corrección y el responsable la aprueba o la rechaza con su comentario.
Un mes enviado o aprobado queda bloqueado: no se pueden fichar, corregir ni importar horas hasta que se reabra, y esa reapertura también queda registrada con su motivo.
El sistema revisa los fichajes y avisa de lo que no cuadra:
Por cada empleado ves las horas esperadas, trabajadas, la diferencia, las extras y la bolsa de horas acumulada, descontando festivos, vacaciones y ausencias aprobadas. Los ajustes manuales del saldo llevan su motivo y no se pueden editar ni borrar; se corrigen con otro ajuste de signo contrario.
Cada alta, corrección, baja, cierre de mes o ajuste se anota en un registro con quién lo hizo, cuándo, por qué y cómo estaba antes y después. Cada anotación lleva una huella SHA-256 que incluye la anterior, formando una cadena. El botón Verificar integridad recorre toda la cadena y la compara con los datos reales: si alguien toca la base de datos por fuera para cambiar un fichaje, la verificación lo detecta.
Antes de fichar con ubicación, el empleado acepta un aviso de privacidad; si cambia el texto, debe aceptarlo de nuevo. Por defecto solo se guarda la distancia al centro, no las coordenadas exactas, y puedes borrar las coordenadas antiguas desde la propia pantalla: el borrado también queda auditado. El registro se conserva el tiempo mínimo que establezcas.
Un informe en PDF o Excel por empleado y rango de fechas, con las horas de cada día, las modificaciones realizadas y la huella del contenido, listo para entregar si lo pide la inspección.
Lo que se pide a un programa de control horario y las garantías de auditoría que añade InvoiceFlash.
| Funcionalidad | Qué incluye | |
|---|---|---|
| Lo que se espera de un control horario | ||
| ✓ | Histórico de fichajes de 4 años | Los fichajes nunca se borran (se dan de baja con un motivo) y el registro se conserva como mínimo cuatro años, como exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. |
| ✓ | Informes avanzados | Informe oficial en PDF o Excel por empleado y rango de fechas, con horas netas, pausas, tipo de fichaje, centro, origen, modificaciones y huella del contenido. Además, saldo de horas y listado de fichajes exportables. |
| ✓ | Fichaje con fotografía | En el kiosco, foto opcional u obligatoria en cada fichaje, que se borra sola pasado el tiempo que elijas. |
| ✓ | Notificaciones avanzadas | Avisos por correo de las alertas (entradas sin salida, retrasos, días sin fichar, límites de jornada) a los administradores y, si lo activas, a cada empleado. Tú eliges qué tipos avisan y desde qué fecha. |
| ✓ | Control de horas extras | Saldo por empleado con horas esperadas, trabajadas, extras y bolsa de horas acumulada. Los ajustes manuales dejan siempre su motivo y no se pueden editar ni borrar. |
| ✓ | Notificaciones según el horario | Compara los fichajes con el horario, los festivos, las vacaciones y las ausencias de cada empleado, y avisa de lo que falta o no cuadra. El empleado envía una solicitud de corrección y el responsable la aprueba o la rechaza. |
| ✓ | Fichajes asistidos desde todos los dispositivos | Fichaje desde el navegador, el móvil o un kiosco con PIN en una tablet, incluso sin conexión. Si alguien olvida fichar, solicita la corrección o el responsable da de alta el fichaje con su motivo. |
| ✓ | Informes con datos de centros de trabajo | Varios centros con su ubicación y su radio, asignables a todos los empleados o solo a algunos. El centro de cada fichaje aparece en el listado y en el informe. |
| ✓ | Gestión de vacaciones y ausencias | Solicitud con vista previa de los días y del saldo restante, aprobación o rechazo con comentario, y ausencias (bajas y permisos) que se tienen en cuenta en las alertas y en el saldo. |
| Auditoría y garantías | ||
| ✓ | Auditoría con cadena de sellos | Cada alta, corrección, baja o cierre se anota con quién, cuándo, por qué y cómo estaba antes y después. Cada anotación lleva una huella SHA-256 que incluye la anterior: «Verificar integridad» detecta cualquier manipulación, incluso hecha directamente en la base de datos. |
| ✓ | Registro inalterable | Un fichaje nunca desaparece: darlo de baja lo deja en el registro, y toda corrección exige un motivo. |
| ✓ | Cierre mensual con aprobación | Un mes enviado y aprobado queda bloqueado: no se puede fichar, corregir ni importar hasta que se reabra, y la reapertura también se anota. |
| ✓ | Aviso de privacidad con consentimiento | El empleado lo acepta antes de fichar con ubicación y, si el texto cambia, vuelve a aceptarlo. Por defecto solo se guarda la distancia al centro, y el borrado de coordenadas antiguas queda auditado. |
| ✓ | Límites del Estatuto de los Trabajadores | Alertas configurables cuando se supera la jornada diaria, no se respeta el descanso entre jornadas o se rebasa el máximo semanal. |
| ✓ | Kiosco seguro | Clave en la dirección, PIN con bloqueo tras intentos fallidos, direcciones IP permitidas y comprobación opcional de ubicación. |
| ✓ | Pausas y tipos de fichaje | Pausas de comida y descanso, pagadas o no, que se descuentan solas; fichaje presencial, teletrabajo, desplazamiento o en cliente. |
| ✓ | Horarios y festivos | Horario semanal por empleado y calendario de festivos, base de las alertas y del saldo de horas. |
